NF Fleet: tietosuojakäytäntö

 

NF Fleet Oy

Y-tunnus: 2006935-5

Ohtolankatu 4

01510 Vantaa

 

Yhteyshenkilö tietosuojaläytäntöä koskevissa asioissa:

Nanayaw Awuah-Addae

Compliance Officer

Puh. +358 10 404 2714

 

NF Fleet Oy:n palveluiden tuottamisen ja käyttämisen yhteydessä NF Fleetille luovutetaan henkilötietoja. NF Fleet suojaa palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä henkilötietolain (523/1999) sekä muiden soveltuvien tietosuojasäännösten mukaisesti. Rekisteriselosteissa esiteltyjä henkilötietoja voidaan käsitellä muissa Axus Finland -konserniin kuuluvissa yksiköissä henkilötietolain mukaisesti.

  1. Tietosuojakäytäntö

NF Fleetin ylläpitämät rekisteriselosteet koskevat kaikkia konsernin palveluiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja. Tässä tietosuojakäytännössä selostetaan miksi henkilötietoja kerätään, mitä henkilötietoja kerätään, miten henkilötietoja käytetään sekä mitä oikeuksia henkilöillä on omiin henkilötietoihinsa liittyen.

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä koskeviksi.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan tässä henkilöä, jota henkilötieto koskee.

Rekisterinpitäjä on se taho, jonka käyttöä varten henkilötietoja rekisteröidään ja joka määrää henkilörekisterin käyttötarkoituksen.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä. NF Fleet ja/tai sen nimeämät tietojärjestelmien toimittajat tai asiantuntijat tallentavat ja käsittelevät näitä tietoja.

  1. Miksi henkilötietoja kerätään ja käsitellään

Ilman henkilötietoja NF Fleet ei voisi tuottaa asiakkaalle tai käyttäjälle palveluita. NF Fleetin keräämää henkilö- ja käyttäjädataa tarvitaan ensisijaisesti peruspalvelun tarjoamiseen sekä palvelun ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Henkilötietoja kerätään myös, jotta lainmukaiset velvoitteet tulevat täytetyksi.

NF Fleet kerää ainoastaan sellaisia olennaisia tietoja, jotka ovat palvelun tuottamisen kannalta tarpeellisia. Käyttäjätietoja hyödyntämällä pystytään tuottamaan monipuolista ja korkealaatuista palvelua asiakkaille.

  1. Miten ja mitä henkilötietoja kerätään

NF Fleetin käsittelemät henkilötiedot koostuvat pääosin sellaisista tiedoista, jotka rekisteröity suoraan tai välillisesti antaa käyttäessään NFFleetin tarjoamia palveluita ja sovelluksia. Tiedonkeruu voi tapahtua ennen palvelun käyttöä tai sen aikana. Tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai esimerkiksi hänen työnantajaltaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista rekistereistä tai yhteistyökumppaneiden rekistereistä siten kuten rekisterinpitäjien kanssa on sovittu tiedon käytöstä.

Henkilötietorekisteriin kerättävät tiedot koostuvat esimerkiksi seuraavista tiedoista:

Yhteystiedot: Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Sopimustiedot: Käyttäjätunnus, asiakkuuden tyyppi, sopimustyyppi, ajoneuvon tiedot

Yritystiedot: Yrityksen nimi, y-tunnus, osoitetiedot

Sijaintitiedot: Mikäli rekisteröity on eräitä sovelluksia käyttäessä antanut luvan, niin matkapuhelimen tms. sijaintitietoja saatetaan kerätä. Lisäksi ajoneuvojen maantieteellistä liiketietoa voidaan yhteisellä sopimuksella kerätä.

Tapahtumatiedot: Palvelun tuottamiseksi kerätään tietoja rekisteröidyn suorittamista tapahtumista kuten polttoainetankkaukset, huollot ja renkaidenvaihdot, palvelukorttien käyttötiedot ja muita tietoja liittyen palvelukokonaisuuteen.

  1. Miten henkilötietoja käytetään

Henkilötietoja käsitellään sovittujen palveluiden ja tuotteiden toimittamiseen asiakkaalle, tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen sekä seurantaan, laskutukseen, asiakassuhdeviestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen sekä kontaktihistorian hallintaan, palvelun personointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja hyödynnetään asiakaskannan ja tapahtumatietojen analysointiin ja luokitteluun, joiden tavoitteena on viestinnän kohdentaminen.

  1. Henkilötietojen tarkastus- ja korjausaoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaan oikeus saada tietää mitä häntä koskevia tietoja on henkilörekisteriin tallennettu, mitä tietolähteitä on käytetty sekä kuinka tietoja on käytetty ja mahdollisesti luovutettu kolmansille osapuolille. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää henkilötietojensa korjaamista, mikäli hän havaitsee tiedot puutteellisiksi tai virheellisiksi niiden käsittelyn henkilötietolain ja/tai muiden soveltuvien lakien vastaiseksi. Rekisteriotetta sekä korjauskehotusta koskevan pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:

NF Fleet Oy

Ohtolankatu 4

01510 Vantaa

Tarkastus- tai korjauspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Pyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

  1. Henkilötietojen suojaus

NF Fleet pyrkii suojaamaan henkilötietoja käyttämällä tarpeellisia ja kohtuullisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia keinoja suojatakseen tietoja väärinkäytöksiltä, menetyksiltä ja tahattomilta tuhoutumisilta.

  1. Henkilötietojen luovutus

NF Fleet saattaa kansainvälisen luonteensa ja palvelun laadun ylläpitämisen johdosta luovuttaa henkilötietoja EU:n sisällä ja sen ulkopuolella muille konserniin kuuluville yksiköille sekä yhtiöille, joiden kanssa NF Fleet tekee yhteistyötä. Nykyisen kumppanuuden ja palvelun toteuttamisen aikana NF Fleet voi siirtää tiettyjä palveluita asiantuntemuksen ja luotettavuuden perusteella valituille palveluntarjoajille Euroopan unionin ulkopuolelle voidakseen tarjota kohdistettuja ja rajoitettuja IT-palveluja (testit, kehittäminen, IT-ylläpito).

  1. Evästeiden käyttö

NF Fleet voi käyttää sivustoillaan ja sovelluksissaan evästeitä. Evästeet ovat tietueita, jotka tallennetaan esimerkiksi käyttäjän tietokoneelle tai mobiililaitteeseen selaajan tunnistamiseksi ja selaamisen helpottamiseksi sekä tilastotietojen keräämiseksi. Eväste tallentaa tietoja käyttäjän toimista sivustoilla ja aplikaatioissa (avatut sivut, käytetyt sovellukset, kellonaika ja päiväys jne.), ja näin NF Fleet voi käyttää tietoja istunnonhallintaan, personointiin ja seurantaan.

Evästeet ovat joko istuntoevästeitä tai pysyviä evästeitä. Istuntoevästeet poistetaan automaattisesti, kun verkkosivusto tai sovellus suljetaan. Pysyvät evästeet taas tallentuvat tietyksi ajaksi. NF Fleet hyödyntää niin ensimmäisen osapuolen kuin kolmannen osapuolen evästeitä.

Markkinointi- ja kolmansien osapuolten evästeitä hyödynnetään esimerkiksi NF Fleetin markkinoinnin kohdentamisessa NF Fleetin verkkosivustoilla ja muiden markkinointiyhteistyöhön osallistuvien yritysten sivustoilla. Nämä evästeet mahdollistavat verkkopalvelun käytön analysoinnin sekä kohdennetun verkkomarkkinoinnin. Näiden evästeiden avulla voimme rikastaa markkinoinnin kohdentamisessa hyödynnettävää tietoa kolmansilta osapuolilta saamallamme tiedolla, ja tarjota etuja ja markkinointia paremmin tarpeitasi vastaavasti.

Haluttaessa evästeiden käyttö ja tallentaminen voidaan estää selaimen, tietokoneen tai matkapuhelimen tms. asetuksista. Lisäksi jo tallennetut evästeet voidaan poistaa laitteilta. Evästeiden käyttökielto voi haitata tai jopa estää joidenkin NF Fleetin tarjoamien palveluiden toimintaa.

  1. Tietosuojakäytännön päivittäminen

Tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa milloin tahansa. Tietosuojakäytäntöön tehdyt muutokset tulevat voimaan ilman erillistä ilmoitusta, kun sitä on päivitetty.

  1. Yhteydenotot

Mikäli teillä on kysyttävää NF Fleetin tai Axus Finland -konsernin, johon NF Fleet kuuluu, tietosuojakäytännöstä, ottakaa ystävällisesti yhteyttä NF Fleet Oy:n asiakaspalveluun.

Osoite: Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa

Sähköposti: yritysautot.fi@nffleet.com

 

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

 

  1. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: NF Fleet Oy

Y-tunnus: 2006935-5

Osoite: Ohtolankatu 4, 01510 Vantaa

Puh.: +358 10 404 505

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nanayaw Awuah-Addae

Compliance Officer

Axus Finland Oy

Puh. +358 10 404 2714

 

  1. Henkilöstörekisterin nimi

Asiakas- ja käyttäjätietorekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsitellään Axus Finlandin asiakassuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Axus Finlandin tulee myös ajoneuvolain (2002/1990) mukaisesti rekisteröidä autokohtaiset kuljettajatiedot.  Axus Finland kerää ainoastaan sellaisia olennaisia tietoja, jotka ovat palvelun tuottamisen tai lain vaatimusten täyttymisen kannalta tarpeellisia.

  1. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot: Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, kieli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttätunnukset, lupatiedot,

Sopimustiedot: Käyttäjätunnus, asiakkuuden tyyppi, sopimustyyppi, ajoneuvon tiedot

Yritystiedot: Yrityksen nimi (työnantaja), y-tunnus, osoitetiedot

Sijaintitiedot: Mikäli rekisteröity on eräitä sovelluksia käyttäessä antanut luvan, niin matkapuhelimen tms. sijaintitietoja saatetaan kerätä. Lisäksi ajoneuvojen maantieteellistä liiketietoa voidaan yhteisellä sopimuksella kerätä.

Tapahtumatiedot: Palvelun tuottamiseksi kerätään tietoja rekisteröidyn suorittamista tapahtumista kuten polttoainetankkaukset, huollot ja renkaidenvaihdot, palvelukorttien käyttötiedot ja muita tietoja liittyen palvelukokonaisuuteen.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään sekä hänen edustamltaan asiakasyritykseltä. Henkilötietoja saatetaan kerätä myös julkisista rekistereistä.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Axus Finland –konserni saattaa toimintansa kansainvälisen luonteen ja palvelun laadun ylläpitämisen johdosta luovuttaa henkilötietoja EU:n sisällä ja sen ulkopuolella muille konserniin kuuluville yksiköille sekä yhtiöille, joiden kanssa Axus Finland tekee yhteistyötä. Nykyisen kumppanuuden ja palvelun toteuttamisen aikana ALD voi siirtää tiettyjä palveluja asiantuntemuksen ja luotettavuuden perusteella valituille palveluntarjoajille Euroopan unionin ulkopuolelle voidakseen tarjota kohdistettuja ja rajoitettuja IT-palveluja (testit, kehittäminen, IT-ylläpito).

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilökohtaisia tietoja sisältävät, manuaalisesti käsiteltävät tunnistamisasiakirjat tai niiden kopiot hävitetään asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan käyttäjätunnusta sekä oikeanlaisen käyttöoikeustason. Rekisteriin kirjautuminen vaatii henkilökohtaisen salasanan. Tietokannat on suojattu palomuurein sekä muilla teknisillä tietoturvamenetelmillä. Tietokantapalvelimet sijaitsevat turvatussa ympäristössä.

  1. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkiltietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on kirjattu. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa korjausta tai poistoa. Rekisteriotetta sekä korjauskehotusta koskevan pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Pyyntö tulee lähettää osoitteeseen:

Axus Finland Oy

Ohtolankatu 4

01510 Vantaa

 

Tarkastus- tai korjauspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Pyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus, mikäli edellisestä tarkastuksesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.